Diebstahl am Arbeitsplatz stellt für Unternehmen jeder Größe eine ernsthafte Herausforderung dar. Die unbefugte Aneignung von Firmeneigentum durch Beschäftigte verursacht nicht nur unmittelbare finanzielle Verluste, sondern beeinträchtigt auch das Vertrauen innerhalb Ihres Teams und kann langfristige Folgen für das Betriebsklima haben. Untersuchungen zeigen, dass ein Viertel der Arbeitnehmer bereits Gegenstände vom Arbeitsplatz mitgenommen hat, wobei die Bandbreite von Büromaterial bis zu wertvollen Waren reicht.
Besonders in Zeiten erhöhter Geschäftstätigkeit oder personeller Veränderungen steigt das Risiko für solche Vorfälle. Wenn Sie mit einem Verdacht konfrontiert werden, müssen Sie rechtssichere Schritte einleiten und gleichzeitig die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter wahren. Die richtige Vorgehensweise bei Prävention, Beweissicherung und arbeitsrechtlichen Maßnahmen entscheidet darüber, ob Sie Ihre Interessen wirksam durchsetzen können.
Was versteht man unter Mitarbeiterkriminalität – und ab wann liegt Entwendung vor?
Kriminalität durch Angestellte umfasst rechtswidrige Handlungen oder gravierende Vertragsverstöße, die sich gegen das Eigentum oder geschäftliche Belange Ihres Unternehmens richten. Auch Schädigungen von Geschäftspartnern oder Kunden fallen darunter.
Bei Entwendungen im beruflichen Umfeld unterscheiden Sie zwischen verschiedenen Tatbeständen:
- Wegnahme fremder Sachen (etwa Waren, Werkzeug, Bargeld)
- Aneignung anvertrauter Werte (beispielsweise treuhänderisch überlassene Gelder oder Objekte)
- Manipulative Bereicherung (wie gefälschte Abrechnungen, Kassenbetrug oder missbräuchliche Verwendung von Rabatten)
Sie müssen beachten: Nicht jede unbefugte Mitnahme stellt denselben Schweregrad dar. Für Ihre Bewertung sind mehrere Faktoren entscheidend – der materielle Wert, die Position des Beschäftigten, die Absicht, Häufigkeit, Dauer und Ihre Beweismittel spielen eine zentrale Rolle.
Warum sich Risiken zum Jahresende und während der Inventur häufen
Das Jahresende stellt für Unternehmen eine besonders kritische Phase dar. Ihr Betrieb muss deutlich mehr Warenströme bewältigen – vom Eingang über den Versand bis hin zu Retouren und Sonderpaketen. Gleichzeitig steigt die Anzahl der Transaktionen, was Ihre Kassen und Zahlungssysteme zusätzlich belastet.
Personelle Faktoren verschärfen die Lage: Sie setzen vermehrt Aushilfskräfte und Zeitarbeiter ein, was zu einer Vielzahl neuer Zugangsberechtigungen, Schlüssel und Passwörter führt. Parallel dazu schwächt sich Ihre interne Kontrolle ab – durch Urlaubsabwesenheiten, krankheitsbedingte Ausfälle und die allgemeine Hektik.
Typische Schwachstellen im Jahresendgeschäft:
- Erhöhte Warenbewegungen mit weniger Übersicht
- Zusätzliches Personal ohne vollständige Einarbeitung
- Reduzierte Kontrollmechanismen durch Personalengpässe
- Zeitdruck, der zu Nachlässigkeit führt
In solchen Drucksituationen entstehen verstärkt Ermessensentscheidungen nach dem Motto „Nur dieses eine Mal“. Gerade diese scheinbar harmlosen Ausnahmen schaffen Gelegenheiten für Unregelmäßigkeiten, die später als Inventurdifferenzen sichtbar werden.
Typische Erscheinungsformen von Mitarbeiterdiebstahl im Betrieb
Entwendung von Produkten und Betriebsmitteln
Im Lager verschwinden Artikel zwischen Wareneingang und Inventur. In der Produktion fehlen Werkzeuge, Rohmaterialien oder Ersatzteile. Büroräume bieten Hardware, Verbrauchsmaterial und technische Geräte, die später zu Hause auftauchen.
Manipulation bei Bargeld und Abrechnungen
Häufige Vorgehensweisen:
- Stornierte Transaktionen ohne tatsächliche Warenrückgabe
- Nicht autorisierte Preisnachlässe für Bekannte
- Bargeldentnahmen aus Kasse oder Trinkgeldbeständen
Betrügerische Rücksendungen und Reklamationen
Mitarbeiter leiten Retouren auf private Adressen um. Sie buchen defekte Waren als entsorgt, nutzen diese aber selbst weiter.
Missbrauch von Aktionscodes und Bonusprogrammen
Gutscheincodes werden fotografiert und später privat eingelöst. Kundenkarten-Systeme werden manipuliert, um unrechtmäßige Vorteile zu erhalten.
Zeiterfassung und Spesenabrechnung
Diese Delikte fallen rechtlich unter Vermögensdelikte und beschädigen das Vertrauensverhältnis erheblich. Sie begleiten andere Diebstahlformen häufig.
4) Verhaltensauffälligkeiten und Datenmuster: Frühzeitige Risikoerkennung im Betrieb
Einzelne Anzeichen besitzen keine Beweiskraft. Mehrere Faktoren im Zusammenspiel können jedoch auf Unregelmäßigkeiten hindeuten.
Achten Sie auf diese wiederkehrenden Muster in Ihrem Unternehmen:
- Bestandsabweichungen konzentrieren sich auf bestimmte Warenbereiche oder Arbeitszeiten
- Einzelne Mitarbeiter weisen ungewöhnlich hohe Rückgabe- oder Stornowerte auf
- Personen bestehen darauf, Aufgaben ohne Kontrolle oder Stellvertretung auszuführen
- Dokumentationslücken treten regelmäßig auf
- Untypische Arbeitsabläufe häuften sich (beispielsweise außerplanmäßige Lagergänge oder vermehrter Privatpaketversand)
- Verhalten ändert sich plötzlich – von abweisenden Reaktionen bis zu unangemessener Gegenwehr
Ihre nächste Maßnahme: Erfassen Sie präzise Daten zu Schichtzeiten, Kassenvorgängen, Produktkategorien und Zeitfenstern. Erst eine solide Zahlengrundlage erlaubt Ihnen fundierte Entscheidungen statt Vermutungen.
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5) Zwölf konkrete Präventionsmaßnahmen ohne rechtswidrige Nebenwirkungen
Klare Verhaltensstandards und konsequente, aber faire Kommunikation
Formulieren Sie Regeln zum Schutz aller Beteiligten – nicht als Ausdruck von Misstrauen. Eine Null-Toleranz-Haltung bei Verstößen muss transparent und nachvollziehbar vermittelt werden.
Vier-Augen-Prinzip bei sensiblen Vorgängen
Führen Sie bei Kasse, Wareneingang, Rücknahmen oder Preiskorrekturen grundsätzlich eine zweite Person zur Kontrolle ein.
Minimierte Zugangsrechte nach Bedarf
Vergeben Sie Schlüssel, Zutrittskarten und Systemrechte ausschließlich nach dem Prinzip der funktionalen Notwendigkeit.
Risikobasierte Bestandskontrollen
Setzen Sie auf gezielte Spot-Checks bei kritischen Warengruppen statt nur auf jährliche Inventuren.
Lückenlose Dokumentation von Retouren
Jede Rückgabe erfordert eine eindeutige Erfassung: Artikel, Begründung, Freigabe und Beleg.
Rechtskonforme Techniknutzung
Videoüberwachung und digitale Auswertungen dürfen nur im gesetzlich zulässigen Rahmen erfolgen.
Sichere Meldemöglichkeiten
Bieten Sie ein Hinweisgebersystem an, das niedrigschwellig und vertraulich funktioniert – ohne Denunziationsklima zu schaffen.
Compliance-Fokus beim Onboarding von Saisonkräften
Gerade bei befristeten Verträgen ist eine klare Einweisung in die Unternehmensstandards entscheidend.
Schulung für Führungspersonal
Vermitteln Sie Ihren Verantwortlichen den professionellen Umgang mit Verdachtsmomenten ohne vorschnelle Schuldzuweisungen.
Trennung von Prozess- und Personendaten
Prüfen Sie zunächst Muster und Auffälligkeiten, bevor Sie konkrete Personen ins Visier nehmen.
Nachvollziehbare Sanktionslogik
Definieren Sie klar, wann Abmahnung, Kündigung oder Strafanzeige folgen – ohne Willkür.
Wertschätzende Unternehmenskultur
Unfaire Behandlung und Intransparenz erhöhen das Risiko, dass Mitarbeitende sich zu Verstößen „berechtigt“ fühlen.
Diebstahlverdacht: Strukturiertes Handeln im Ernstfall (Checkliste)
Erste Maßnahme: Dokumentation ohne voreilige Reaktion
Erfassen Sie umgehend alle relevanten Unterlagen wie Zahlungsvorgänge, Lieferscheine, Kassenabrechnungen und Lagerbewegungen. Halten Sie Systemzugriffe schriftlich fest.
Vermeiden Sie unbedingt das Konstruieren von Situationen, die später rechtlich anfechtbar werden könnten.
Zweite Maßnahme: Sachverhalt präzise analysieren
Definieren Sie konkret, welche Gegenstände oder Beträge fehlen und seit welchem Zeitraum die Unregelmäßigkeiten auftreten. Ermitteln Sie, welche Personen zu den kritischen Zeiten Zugang hatten und wer buchungsrelevante Freigaben erteilt hat.
Dritte Maßnahme: Zuständigkeiten festlegen
Beziehen Sie folgende Stellen ein:
- Personalabteilung
- Compliance oder interne Revision
- Datenschutzbeauftragten bei Überwachungsfragen
- Betriebsrat gemäß Mitbestimmungsrechten
Vierte Maßnahme: Mitarbeitergespräch strukturiert planen
Formulieren Sie exakte Vorwürfe mit Zeitangaben, Örtlichkeiten und konkreten Handlungen. Erstellen Sie ein Gesprächsprotokoll und benennen Sie neutrale Zeugen für das Gespräch.
Fünfte Maßnahme: Fachliche Hilfe einbeziehen
Konsultieren Sie Fachanwälte für arbeitsrechtliche Fragen zu Kündigungsfristen und Anhörungsverfahren. Erwägen Sie bei komplexen Fällen spezialisierte Ermittlungsdienstleister für rechtssichere Beweisführung.
Rechtsprechung: Entscheidende Faktoren bei Kündigung, Verdacht und Beweismitteln
Außerordentliche Kündigung: Keine automatische Berechtigung in jedem Fall
Die Arbeitsgerichte betonen regelmäßig, dass pauschale Kündigungsgründe nicht existieren. Jeder Fall erfordert eine individuelle Abwägung der beteiligten Interessen.
Ein bekanntes Urteil betraf eine Arbeitnehmerin, die Pfandbons im Wert von weniger als zwei Euro eingelöst hatte. Das Gericht stellte klar: Vermögensdelikte können grundsätzlich eine Kündigung rechtfertigen. Die konkreten Umstände müssen jedoch berücksichtigt werden – etwa die Dauer der Beschäftigung, die Frage nach wiederholtem Fehlverhalten und das Maß der Schuld.
Praktische Konsequenzen für Sie:
- Selbst geringfügige Vermögensdelikte können zur Kündigung führen, müssen es aber nicht zwingend
- Voreilige Kündigungen bergen erhebliche Risiken: Klagen, Lohnfortzahlungen und Reputationsschäden
Verdachtskündigung: Regelkonforme Anhörung ist unverzichtbar
Bei einer Kündigung aufgrund eines Verdachts müssen Sie den betroffenen Arbeitnehmer vorher anhören. Die Anhörung muss so gestaltet sein, dass er erkennt, welcher konkrete Sachverhalt untersucht wird und dass sein Verhalten infrage steht.
Der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit erhalten, zu zeitlich und örtlich eingegrenzten Vorwürfen Stellung zu nehmen und entlastende Argumente vorzubringen. Die Rechtsprechung verlangt nicht zwingend eine ausdrückliche Formulierung wie „Wir verdächtigen Sie“. Aus dem Gesamtzusammenhang muss jedoch klar werden, worum es geht und dass eine Stellungnahme erwartet wird.
Videomaterial als Beweismittel: Strenge Voraussetzungen gelten
Verdeckte Aufnahmen am Arbeitsplatz unterliegen strengen Vorgaben. Die Gerichte prüfen jeden Einzelfall auf Verhältnismäßigkeit. Ein Verstoß gegen Kennzeichnungspflichten führt nicht automatisch zum Beweisverbot.
Bei offener Videoüberwachung gilt: Wenn die Überwachung zulässig erfolgte und vorsätzliche Eigentumsdelikte dokumentiert, bleibt die Auswertung rechtmäßig, solange rechtliche Verfolgungsmöglichkeiten bestehen. Zeitablauf allein macht die Verwertung nicht unverhältnismäßig.
Zentrale Anforderungen für Ihre Praxis:
| Bereich | Voraussetzung |
|---|---|
| Mitbestimmung | Betriebsrat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligen |
| Datenschutz | DSGVO und BDSG beachten |
| Verhältnismäßigkeit | Prüfung im konkreten Einzelfall erforderlich |
Kontrollen persönlicher Fächer: Hohe Hürden durch Persönlichkeitsschutz
Persönliche Schließfächer und Spinde fallen unter den Schutz der Privatsphäre. Kontrollen sind nur bei konkreten Anhaltspunkten für Fehlverhalten verhältnismäßig.
Heimliche Durchsuchungen stellen einen gravierenden Eingriff dar. Sie können dazu führen, dass gewonnene Beweise nicht verwertbar sind.
Überwachungssoftware im Einsatz: Keylogger sind grundsätzlich unzulässig
Der Einsatz von Keyloggern zur Überwachung ist nicht erlaubt, wenn kein auf konkrete Tatsachen gestützter Verdacht einer Straftat oder schwerwiegenden Pflichtverletzung vorliegt. Die Gerichte lehnen digitale Totalüberwachung ab.
Ohne konkreten, arbeitnehmerbezogenen Verdacht dürfen Sie keine Software einsetzen, die sämtliche Tastatureingaben protokolliert.
Observierung durch Detekteien: Nur bei begründetem Anfangsverdacht
Verdeckte Überwachungsmaßnahmen durch Detektive sind unter bestimmten Bedingungen zulässig. Es muss ein auf Tatsachen beruhender konkreter Verdacht einer schwerwiegenden Pflichtverletzung vorliegen.
Die Kosten für Detektiveinsätze können Sie unter Umständen ersetzt verlangen – selbst wenn die Erkenntnisse nur eine Verdachtskündigung stützen. Voraussetzung: Die Maßnahme war erforderlich, angemessen und wirtschaftlich vertretbar.
Routinemäßige Überwachung ohne konkreten Anlass ist nicht zulässig.
Praxisfälle zur Mitarbeiterkriminalität (anonymisiert & in Details angepasst)
Die folgenden Beispiele wurden anonymisiert. Zeitangaben, Summen und branchenspezifische Merkmale wurden geändert, um Rückschlüsse auf konkrete Personen oder Firmen zu verhindern.
Beispiel 1: „Die Warenrückgabe, die im System verschwand“
Branche: Filialgeschäft mit hohem Retourenvolumen
Auffälliges Muster: Über mehrere Wochen häuften sich Warenrückgaben in bestimmten Schichten. Das System verbuchte Geldabflüsse, doch die Artikel tauchten nicht im Lagerbestand auf.
Vorgehensweise bei der Aufklärung:
- Abgleich zwischen Rückgabebelegen und tatsächlichem Lagerzugang
- Stichprobenartige Kontrolle der Retourenboxen
- Systematische Auswertung aller Kassenbewegungen
Ergebnis: Eine Mitarbeiterin genehmigte Rückgaben, ohne die Ware physisch zu prüfen oder einzulagern. Die Artikel verschwanden in ihren Privatbesitz.
Erkenntnisse für Ihre Praxis: Retouren benötigen eine durchgängige physische Kontrollkette. Die bloße Buchung im System reicht nicht aus. Implementieren Sie: Warenannahme → Prüfung → Freigabe → Einlagerung.
Beispiel 2: „Wenn das Saisonlager zum Selbstbedienungsladen wird“
Branche: Versandhandel während der Hochsaison
Auffälliges Muster: Inventurdifferenzen bei hochwertigen Kleinteilen (Elektronik, Kosmetik, Markenartikel) während des Einsatzes zahlreicher Saisonkräfte.
Vorgehensweise bei der Aufklärung:
- Durchführung von Bereichsinventuren
- Einschränkung der Zugriffsrechte auf sensible Lagerzonen
- Aktivierung des anonymen Meldesystems
Ergebnis: Zwei Aushilfskräfte nutzten unklare Schichtübergaben gezielt aus. Sie versteckten Waren in „privaten“ Versandkartons.
Erkenntnisse für Ihre Praxis: In Spitzenzeiten sind standardisierte Übergabeprozesse entscheidend. Führen Sie wertvolle Artikel separat und definieren Sie klare Kontrollpunkte.
Beispiel 3: „Stornobuchungen als Einkommensquelle“
Branche: Gastronomie und stationärer Handel
Auffälliges Muster: Ungewöhnlich viele Stornierungen kurz vor Schichtende, unregelmäßige Entwicklung der Trinkgeldkasse.
| Kontrollmethode | Befund |
|---|---|
| Storno-Logdateien | Häufung bei bestimmter Person |
| Belegnummern-Abgleich | Stornos nach Kundenzahlung |
| Kollegenaussagen | Verdacht bestätigt |
Ergebnis: Nach erfolgter Kundenzahlung wurden Stornos gesetzt. Das Bargeld verblieb außerhalb der Kassenabrechnung.
Erkenntnisse für Ihre Praxis: Stornierungen sollten ausschließlich mit Vorgesetztenfreigabe und Pflichtbegründung möglich sein. Führen Sie regelmäßige Log-Kontrollen durch.
Beispiel 4: „Gutscheincodes für den Eigengebrauch“
Branche: Dienstleistungsunternehmen mit digitalem Gutscheinsystem
Auffälliges Muster: Verlustmeldungen von Gutscheinen nahmen zu, Einlösungen erfolgten zeitlich auffällig.
Vorgehensweise bei der Aufklärung:
- Analyse der Systemprotokolle
- Überprüfung der Zugriffsberechtigungen
- Nachverfolgung, wann Codes generiert und angezeigt wurden
Ergebnis: Ein Beschäftigter fotografierte Gutscheincodes bei der Ausgabe mit dem Smartphone und löste diese später selbst ein.
Erkenntnisse für Ihre Praxis: Gestalten Sie Codes einmalig verwendbar und zeitlich begrenzt. Beschränken Sie den Zugriff nach Rollen und implementieren Sie lückenlose Audit-Trails.
Wie eine Detektei bei Mitarbeiterdiebstahl unterstützen kann (rechtssicher & diskret)
Wenn unternehmensinterne Maßnahmen nicht ausreichen oder verwertbare Nachweise erforderlich sind, können externe Ermittler eingeschaltet werden. Die Zusammenarbeit sollte dabei stets mit Rechtsberatung, Datenschutzbeauftragten und Arbeitnehmervertretung abgestimmt werden.
Leistungen professioneller Ermittler umfassen:
- Gezielte Beobachtungen bei begründetem Anfangsverdacht (Warenbewegungen, unautorisierte Übergaben, verdächtige Abläufe)
- Testkäufe und verdeckte Prüfungen zur Aufdeckung von Kassenmanipulationen oder unrechtmäßigen Preisnachlässen
- Gerichtsfeste Dokumentation durch strukturierte Berichte, zulässige Bildnachweise und präzise Zeitprotokolle
- Koordination mit Fachabteilungen wie Personalabteilung, Compliance und externer Rechtsvertretung
Die Beauftragung erfolgt ausschließlich im gesetzlich erlaubten Rahmen. Die Verhältnismäßigkeit muss gewahrt bleiben. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie entstandene Ermittlungskosten dem fehlbaren Mitarbeiter in Rechnung stellen, sofern der Verdacht hinreichend konkret war und die Maßnahmen angemessen ausfielen.
10) Schlussfolgerung: Entschiedenheit mit fachlicher Herangehensweise
Vorfälle von Entwendungen durch Beschäftigte erfordern eine ausgewogene Reaktion. Zu nachsichtiges Vorgehen kann weitere Regelverstöße begünstigen, während übermäßig strenge Maßnahmen zu rechtlichen Schwierigkeiten führen können.
Ein wirksamer Ansatz kombiniert mehrere Elemente:
- Strukturierte Abläufe mit vorbeugenden Maßnahmen
- Fundierte Bewertung anstelle spontaner Entscheidungen
- Rechtskonforme Dokumentation der Nachweise
- Korrekte personalrechtliche Durchführung einschließlich Anhörungsverfahren
- Professionelle Beratung bei Bedarf
Diese methodische Vorgehensweise schützt sowohl Ihre betrieblichen Interessen als auch die Rechte aller Beteiligten.
